א. כל עובד (למעט: עובד יומי ועובד זר), חייב למלא כרטיס עובד (טופס 101), במקרים הבאים:
– בתחילת עבודתו אצל מעסיק חדש.
– ב-1 בינואר של כל שנה.
– תוך שבוע ימים מיום שחל שינוי בפרטיו.
בטופס 101 העובד ימלא את פרטיו האישיים
ומקורות הכנסתו.
חישוב המס החל על העובד, לרבות מתן הקלות מס שונות להן הוא זכאי, מתבצע על ידי המעסיק ומתבסס על הצהרת העובד בטופס 101.
תקנות הניכויים ממשכורת קובעות מצבים מיוחדים בהם למעסיקים שעומדים בתנאים
מסוימים ישנה אפשרות לפטור ממילוי כרטיסי העובד מידי שנה.
על מנת לשפר ולייעל את תהליכי העבודה הקיימים ברשות המסים מול גורמי חוץ בכלל ומול ציבור המעסיקים בפרט, ובהתחשב בעובדה שמעסיקים רבים משתמשים במערכות ממוחשבות לניהול כוח האדם ודיווח השכר, נקבעו כללים אשר יאפשרו למעסיקים, העומדים בתנאים שייקבעו, להפיק את טופסי 101 ונספחיו בצורה
אלקטרונית, ולחסוך את מילוי כרטיס העובד באופן ידני כאמור בתקנות.
מטרת הוראות אלו הינה להנחות את המעסיקים המעוניינים ליישם טופס 101 אלקטרוני כתחליף למילוי טופס 101 ידני מידי שנה, לגבי אופן הגשת הצהרה על עמידה בכללים ותהליך הפקת הטופס .
על מעסיק המעוניין להיכלל בכללים למילוי טופס 101 אלקטרוני להשתמש במערכת שאושרה על ידי רשות המסים.
ב. הוראות להפקת טופס 101 אלקטרוני
ב.1. אופן הגשת הבקשה
על מעסיק המעוניין להיכלל בכללים למילוי טופס 101 אלקטרוני להשתמש במערכת
שאושרה לשימוש על ידי רשות המיסים.
לא נדרשת הצהרת מעסיק לרשות המיסים על שימוש במערכת!.
מעסיק המעוניין לפתח בעצמו מערכת ממוחשבת למילוי טופס 101 אלקטרוני יגיש
בקשה לא יאוחר מארבעה חודשים לפני תום שנת מס הקודמת לשנה בה מבקש המעסיק להשתמש במערכת.
בית תוכנה, המעוניין להפיץ מערכת ממוחשבת למילוי טופס 101 אלקטרוני, יגיש בקשה לרישום המערכת, לא יאוחר מארבעה חודשים לפני תום שנת מס הקודמת לשנה בה מבקש בית התוכנה להפיץ את המערכת.
ב.2. אופן הפקת טופס 101 האלקטרוני
ב.2.א. הכניסה למערכת הטופס האלקטרוני תבוצע על ידי העובד באמצעות סיסמא אישית אשר מבטיחה זיהוי חד ערכי.
ב.2.ב. העובד יעדכן את פרטיו בטופס האלקטרוני המופיע על גבי המסך.
המערכת תאפשר (לא חובה), העברת נתונים שמולאו על ידי העובד בחלקים ב’ ג’ ו-ו’
משנה לשנה כלהלן:
נתונים בחלק ב: כל השדות
נתונים בחלק ג: פרטי ילדים – שם, מספר זהות ותאריך לידה בלבד, לילדים שטרם
מלאו להם 19 שנים בשנת המס.
נתונים בחלק ו: פרטים על בן/בת זוג – מספר זהות, שם משפחה, שם פרטי, תאריך
לידה ותאריך עליה בלבד.
על המערכת להציג לעובד את הפרטים שהועברו משנה קודמת ולבקש את אישורו
לנכונות הנתונים בעת מילוי כל אחד מהחלקים (ב’ ג’ ו-ו’), על מנת שיוכל לעבור לשלב הבא במילוי הטופס.
יש לאפשר עדכון הנתונים שהועברו משנה
קודמת, על ידי העובד.
ב.2.ג. המערכת תבצע בדיקת שלמות של שדות חובה למילוי בהתאם לדרישות מס הכנסה בהתאם למפורט בנספח א’ שפירסמה רשות המסים בקישור שלהלן:
השלמת מילוי הטופס תותנה במילוי כל שדות החובה.
ב.2.ד. המערכת תאכוף דרישה לצירוף מסמכים טרם השלמת התהליך, בהתאם לנספח א’ הנ”ל שפירסמה רשות המסים.
המסמכים יסרקו למערכת ויישמרו כקובץ בארכיון ממוחשב.
ב.2.ה. לאחר השלמת מילוי הטופס על ידי העובד, יוצג הטופס לעובד בצורה חזותית שיידרש לאשר הצהרה בנוסח הבא :
“אני מצהיר/ה בזאת כי הפרטים שמסרתי בטופס זה הינם מלאים ונכונים. ידוע לי כי
נכונות ואמיתות המידע שמולא בטופס הינן באחריותי האישית והמלאה בלבד. ידוע לי
שהשמטה או מסירת פרטים לא נכונים הינה עבירה על פקודת מס הכנסה, ואני מתחייב/ת להודיע ל-(שם המעסיק), על כל שינוי שיחול בפרטי האישיים ובפרטים שמולאו על ידי בטופס לא יאוחר משבוע ימים מתאריך השינוי”.
ב.2.ו. לאחר הצהרת העובד ובטרם שליחת הטופס למעסיק, יידרש העובד להזין שוב את
סיסמת הכניסה למערכת .
בשלב זה של התהליך הטופס יינעל כך שלא ניתן יהיה לערוך בו שינויים .
תתאפשר הפקה זמינה של הטופס לעובד תוך ציון תאריך הפקתו בתוספת הכיתוב
בנוסח הבא:
“מסמך זה יהא תקף רק לאחר חתימתו בחתימה אלקטרונית של המעסיק”.
ב.2.ז. המעסיק יקיים בדיקה של הטופס לרבות תהליך של אימות של הצרופות לשם
קבלה או דחייה של הטופס. אישור כאמור מהווה השלמת התהליך.
ב.2.ח. עם השלמת התהליך על ידי המעסיק, ינעל הטופס כקובץ PDF וייחתם על ידו בחתימה אלקטרונית מאושרת כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית.
תאריך החתימה יופיע כפלט חזותי על גבי טופס 101 האלקטרוני.
ב.2.ט. יש ליידע את העובד על דחייה או קבלה של הטופס. הטופס שנחתם על ידי המעסיק יהיה זמין לצפייה והפקה לעובד.
ב.2.י. כל עדכון או שינוי בנתוני העובד יתבצע על גבי טופס חדש על פי התהליך לעיל.
הטופס ישמר במערכת כגרסה מעודכנת. בנוסף תשמרנה כל הגרסאות הקודמות.
ב.2.יא. הטפסים, הצרופות ואישור העובד על נכונות הנתונים שהוזנו על ידו בטופס, יישמרו
בארכיון ממוחשב בצורה המאפשרת נגישות ויכולת אחזור בעת הצורך לרבות כל
הגרסאות הקודמות.
ב.3. שונות
ב.3.א. במצב שבו התהליך לא הושלם, כמצוין בסעיף ב.2.ח לעיל, הטופס ייחשב כטופס לקוי שמשמעותו ניכוי מס מכסימלי לעובד.
ב.3.ב. יובהר שאין בתהליך הנ”ל משום שוני בבדיקות האימות שעל המעסיק לבצע על מנת לתת הקלות על פי חוק.
ב.3.ג. רשות המסים שומרת לעצמה את הזכות לבטל את האישור שניתן למעסיק או לבית התוכנה בכל עת.
ב.3.ד. אישור רישום מערכת למילוי טופס 101 אלקטרוני אינו מהווה אישור לגבי נכונות העמידה של המעסיק בכללים וההוראות למילוי הטופס האמור.
ב.3.ה. על אף האמור לעיל, רשות המיסים נכונה לבחון אפשרויות למתן הקלות לשינויים באופן הפקת הטופס כמתואר בסעיף ב2. לעיל, באופן נעילת וחתימת הטופס ובכפוף להוכחת אמינות המערכת והטופס.
ב.3.ו. כללים והוראות אלו הינם בתוקף עד לפרסום עדכונים חדשים.
להלן רשימת בתי תוכנה שקיבלו אישור לשיווק מערכת ממוחשבת למילוי טופס 101 אלקטרוני לשנת 2024:
ג.1. אי. אמ. איקס תוכנות חכמות בע”מ SMART EMX , מיי הייץ אר תוכנת MYHR.
ג.2. איזי סנד בע”מ, תוכנת EASYSEND.
ג.3. איי. בי. סול בע”מ – IBSOL , תוכנת אפליקציה ארגונית WORM .
ג.4. בי.סי. טכנולוגיות , תוכנת בטר צ’יינס Chains Better .
ג.5. ביסקט טכנולוגיות בע”מ – Biskits Technologies LTD, תוכנת 360B.
ג.6. גאידו צבירן בע”מ , תוכנת מיי פנסיה.
ג.7. הר גל חשבים בע”מ, תוכנת HARGAL .101
ג.8. וואן סיטי אייטיי בע”מ, תוכנת מערכת 101 דיגיטלית .
ג.9. וובי דיגיטל בע”מ – תוכנת איזידוק EasyDoc .
ג.10. חילן בע”מ, תוכנת חילנט, ותוכנת חילנט מובייל.
ג.11. טלרום פתרונות מיחשוב בע”מ, תוכנת EasyForm.
ג12. ט.מ.ל מערכות מידע , תוכנת אנופה 101 .
ג.13. טפז, תוכנת עובדים IO.
ג.14. יוניק תעשיות תוכנה בע”מ, תוכנת אינפוקיו/קיוסק מידע InfoQ .
ג.15. לסה ויז’ן בע”מ, תוכנת Timewatch.
ג.16. לשכת השכר חשבים מבית חילן, תוכנת חשבים-נט
ג.17. מירב פיתוח תוכנות פיננסיות בע”מ, תוכנת מירב 101 דיגיטלי.
ג.18. מלם שכר בע”מ, תוכנת PAYROLL MALAM
ג.19. סוגומטיק בע”מ , תוכנת סוגומטיק sogomatic.
ג.20. סינאל מלל פייווי בע”מ, תוכנת הרמוני שכר PayRoll Harmony.
ג.21. סינריון מערכות בע”מ, תוכנת ניאופי Neopay.
ג.22. עובדיםנט, תוכנת אטינקס TS-ATTENIX.
ג.23. עופר דריפוס, תוכנת 101 מקוון – 101 Online.
ג.24. עוקץ ירושלים בע”מ, תוכנת 101 דוט נט dotnet .101
ג.25. פריוריטי סופטוור בע”מ, תוכנת פריוריטי זום Zoom priority ותוכנת פריוריטי פרו.
ג.26. קומפוזדוק בע”מ, תוכנת קומפוזדוק טפסים דיגיטליים forms digital CD .
ג.27. קלריטי שירותי תפעול, תוכנת קלריטי.
ג.28. תי.די.איי תוכנה בע”מ, תוכנת טריפלק TripleTech.
הרחבה בקשר ל-“טופס 101 אלקטרוני” לשנת 2024 באתר של רשות המסים בקישור הבא:
